Operationeel Management bij Farm Trans: “We zetten ons in om dienstverlening van hoge kwaliteit te leveren.”

In dit derde artikel uit een serie van vier over Connected Services lees je over de rol van Operationeel Management bij Farm Trans. In de andere drie artikelen belichten we de rol van IT, Account Beheer en Carrier Management.

Binnen het Operationeel Managementteam werkt Aïsha Koolhoven het langst bij Farm Trans: “Ik heb veel kennis over de verschillende takken van Connected Services en kan zo mijn collega’s goed helpen.” Geen dag is hetzelfde. Het ene moment heeft het hele team een meeting over vervoerdersrapportages en het andere moment beantwoordt Aïsha een vraag van een klant.

Regio’s & kwaliteit

De opdrachten van klanten variëren. Om deze efficiënt en naar wens in te vullen, werkt het team met verschillende regio’s. Een voorbeeld is het Verenigd Koninkrijk: “Dit is een aparte regio, omdat hier extra douanedocumenten gelden. Die maken wij grotendeels geautomatiseerd op. Deze formulieren komen op tijd bij onze partners binnen en wij krijgen ze weer volledig ingevuld retour.”

Elke regio komt met zijn eigen acties en kwaliteitsbewaking, dat geldt ook voor specifieke productgroepen als ‘potato flakes’. Deze aardappelvlokken vragen om een aparte handelswijze en aandacht. Koolhoven: “Er worden andere eisen gesteld aan het vervoeren van dit product. Zo worden flakes vervoerd in een speciale trailer, zijn meerdere certificaten nodig en zijn extra schoonmaakvereisten van toepassing.”

Proactieve houding

Een hands-on-mentaliteit is cruciaal binnen Operationeel Management. Geplande ritten en orders worden continue gemonitord, zodat het team tijdig kan inspelen op potentiële problemen. “Het eerste dat ik op mijn werkdag doe, is mijn mailbox controleren op vragen of klachten. Dan controleren we in onze systemen of alle ritten zijn geladen, de verwachte aankomsttijden zijn ingevuld en of er eventuele vertragingen zijn. De rest van de dag krijgen we veel mails en telefoontjes met orders, problemen of vragen. Die volgen wij gedurende de dag op, binnen de vereiste deadlines.”

Onderscheidend vermogen

Farm Trans levert snelle dienstverlening van hoge kwaliteit. Koolhoven: “Wij onderscheiden ons ook op het vlak van IT. We krijgen veel nuttige informatie binnen via onze systemen. Dit verloopt soepeler en beter dan alles steeds na te vragen. Hierdoor kunnen we makkelijker onze klanten informeren met correcte informatie.”

Een praktisch voorbeeld hiervan is het werken met tijdsvensters. Klanten willen vaak dat een levering op een bepaald tijdstip wordt geleverd. Koolhoven legt uit hoe dit werkt: “In het geval van een exact levertijdstip, houden we deze rit in de gaten via onze systemen. Als we een vertraging of probleem opmerken, nemen we contact op met de vervoerder. We proberen te achterhalen wat er aan de hand is en spelen hier proactief op in.”

Facturering voor een glimlach

Ook tarifering en facturering spelen mee in de kwaliteit en belevenis van een klant: “Het kan voorkomen dat de vervoerder een factuur stuurt waar andere getallen op staan. In dat geval kijken wij naar de verschillen en hoe dat komt. We doen altijd navraag bij de vervoerder om de juiste informatie door te geven aan onze klanten.”

Ontwikkeling

Connected Services houdt zich voortdurend bezig met ontwikkelen en verbeteren. Het hele team wordt hierin meegenomen en mag input leveren vanuit zijn of haar specialiteit. Koolhoven vertelt: “Zo heeft IT een nieuw systeem opgezet waardoor andere collega’s en ik gestroomlijnder werken. Hier winnen we tijd mee, die we inzetten voor het werven van nieuwe klanten.”

—

 Operationeel Management is onderdeel van Connected Services – Je hele logistieke proces slim geregeld. Ontdek meer >